Toch zit er echt een verschil in beide benaderingen.Wie in een faculteit werkt met veel kleine opleidingen kent het wellicht: je bent als studieadviseur in je eentje verantwoordelijk voor 1 of meer opleidingen. Doorgaans zit je fysiek ook bij de medewerkers van die opleidingen in de buurt. Contacten met collega-studieadviseurs komen sporadisch voor. Je loopt even bij een collega langs om een vraag te stellen, spreekt elkaar eens in de zoveel weken. Vakanties betekenen steevast een volle mailbox en een overvol spreekuur omdat studenten moeten wachten tot je terugkeer. Je staat er grotendeels alleen voor.

In mijn faculteit niet meer. In de zomer van 2014 werden we er plots mee geconfronteerd dat verschillende collega’s om heel uiteenlopende redenen langere tijd niet inzetbaar waren. Dat zorgde voor verschillende tijdelijke oplossingen, maar nog geen structurele oplossing: iedereen bleef op zijn eilandje, maar wist wel dat het roer om moest. Maar hoe? Nadat we tijdens een heimiddag verschillende scenario’s de revue lieten passeren, hebben we enkele quick-winsgeformuleerd. Wat kan snel ingevoerd worden, wat laten we liggen? Snel ingevoerd waren een schema met 1ste en 2de vervanger bij afwezigheid en een wekelijks koffie-uurtje als aanvulling op het zeswekelijkse studieadviseursoverleg. Tijdens dat koffie-uurtje bespreken we kort lopende zaken en voorkomen we dat we allemaal het wiel uitvinden. Komt er verzoek van een centrale afdeling, gericht aan alle studieadviseurs, dan nemen 1 of 2 collega’s dat verzoek op. Inventariseren en reageren. Overleggen waarvoor we allemaal uitgenodigd worden, verdelen we. Telkens is er één vertegenwoordiger van ons team (!) aanwezig die bij een volgende koffie-uurtje voor terugkoppeling zorgt. Hetzelfde bij werkgroepen. Het grote voordeel is niet alleen dat we tijd winnen omdat we minder bij overleggen aanwezig zijn, maar ook dat we rekening kunnen houden met eigen expertise en interesse. Ook is er telkens ruimte voor korte casuïstiek. En omdat doorgaans onze leidinggevende en/of een beleidsmedewerker van Bureau Onderwijs aanwezig zijn, lijkt het wel of knelpunten vlotter opgepakt worden. Maar wellicht is de grootste winst van het koffie-uurtje dat we niet langer in eilandjes denken en werken. Is nu een collega ziek, dan buitelen we bijna over elkaar heen om spreekuur of mailbox tijdelijk over te nemen. Je weet dat je het dan even druk hebt, maar je weet ook dat wanneer het voor jou nodig is, je collega’s er voor je zijn. Want je werkt in een team!